LIBRI SOCIALI E CONTABILI OBBLIGATORI: ADEMPIMENTI ED ERRORI DA EVITARE

1. Introduzione

E’ fissato per il 16 marzo il termine ultimo per il versamento della tassa annuale sulle concessioni governative per la numerazione e bollatura di libri e registri contabili delle società di capitali (S.p.a., S.r.l., S.a.p.a.), consortili e le società in liquidazione. Quando si parla di società di capitali e in particolare di S.r.l., però, è facile incorrere in malintesi su quali siano i libri contabili e sociali sia obbligatorio tenere. Se hai una Società a responsabilità limita o vuoi aprirne una è importante conoscere questo aspetto amministrativo.

L’esercizio di attività di impresa o di lavoro autonomo obbliga alla tenuta di determinati libri e registri contabili e sociali sulla base di quanto prescritto dal codice civile e dalle norme tributarie (vedi Dpr 600/73 e Dpr 633/72). L’imprenditore è obbligato, infatti, a fornire prova di tutti i movimenti economici esterni relativi alla propria attività in caso di controllo da parte di terzi soggetti interessati come la guardia di Finanza, l’Agenzia delle Entrate, fornitori e banche in caso di controversie. Per farlo deve compilare regolarmente i libri contabili obbligatori. Vediamo insieme quali sono quelli obbligatori per la Srl, come vanno tenuti e cosa contengono.

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2. Libri obbligatori delle Srl: cosa dice il Codice Civile

Le società a responsabilità limitata, secondo l’artico 2214 del c.c., sono tenute al compilare:

– il libro giornale

– il libro degli inventari

– i registri Iva (acquisti, vendite e/o corrispettivi);

– il libro delle scritture ausiliarie (ovvero il “mastro dei conti”);

– il registro dei beni ammortizzabili;

– il registro delle scritture ausiliarie di magazzino

L’imprenditore deve altresì conservare per ciascuna attività svolta gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

L’articolo 2478 del codice civile indica, invece, quali sono i libri sociali che la Srl deve obbligatoriamente tenere:

– il libro dei soci;

– il libro delle decisioni dei soci;

– il libro delle decisioni degli amministratori;

– il libro delle decisioni del collegio sindacale (nominato ai sensi dell’art. 2477)

3. Libri obbligatori nelle Srl: cosa cambia tra piccole e grandi società

Sotto la dicitura Società a responsabilità limitata rientrano attività imprenditoriali di varia grandezza, dalla piccola impresa alla grande società, ma anche di varia natura (società sportive, di commercio, enti etc). Appare chiaro, dunque, che non tutte le Srl sono tenute a dover compilare tutti i libri contabili e sociali previsti dal codice civile. Molto dipende dalla forma semplificata o meno e dal tipo di contabilità.

3.1 Le scritture contabili obbligatorie

Le società a responsabilità limitata sono obbligate a tenere una serie di scritture contabili sotto forma di registri e libri. In sostanza si tratta di documenti che rappresentano i movimenti economici e finanziari della società. Tra questi ci sono:

  • Libro giornale: contiene le annotazioni delle operazioni economiche (Dare/Avere) compiute dall’impresa giorno per giorno dall’atto di costituzione della Srl fino alla chiusura dell’attività;
  • Libro degli inventari: contiene l’indicazione e le valutazioni della situazione economica e patrimoniale (attiva e passiva) della società. Andranno inseriti i crediti, i macchinari e le passività (come i debiti);

A questi si aggiungono altri libri contabili richiesti dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa. Più è grande una Srl e più è complessa la sua attività più le scritture contabili aumentano. Tra queste ci sono:

  • il libro delle scritture ausiliarie (ovvero il “mastro dei conti”): affianca il libro giornale in esso vengo raggruppati i vari “conti” che rappresentano gli elementi con i quali vengono indicati i valori patrimoniali ed economici di bilancio;
  • il registro dei beni ammortizzabili: anche detto “Libro Cespiti” non è obbligatorio per la disciplina civilistica, ma esclusivamente per quella fiscale. Si tratta di un registro in cui compaiono tutti quei beni, parte dell’attivo patrimoniale, in quanto la loro utilità per l’azienda non si esaurisce in un esercizio ma perdura nel tempo;
  • il registro delle scritture ausiliarie di magazzino: obbligatorio solo per le imprese in contabilità ordinaria che per due esercizi consecutivi presentano ricavi superiori a una certa soglia (5,2 milioni di euro) e il valore complessivo delle rimanenze finali superiore a un milione di euro. L’obbligo cessa a partire dal primo periodo di imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze è inferiore a tale limite;
  • i registri Iva (acquisti, vendite e/o corrispettivi);

La mancata o irregolare tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili rientra tra le responsabilità del/degli amministratori di una Srl che perderebbero di fatto un mezzo di prova in caso di controversia giudiziaria e sarebbero soggetti a sanzioni pecuniarie (fino a 8mila euro).

3.2 I libri sociali obbligatori

I libri sociali sono i documenti nei quali vengono registrate le attività svolte in particolare per quanto riguarda la composizione societaria. In questi libri vengono per tanto trascritte le decisioni prese dai diversi organi societari (vedi amministratori, soci, assemblea, etc.) che offrono un quadro completo della vita della società. Come abbiamo già visto in un paragrafo precedente i libri sociali per Società a responsabilità limitata sono quattro ma non tutte le Srl sono tenute a compilarli tutti. L’obbligatorietà varia in base alla grandezza della società a responsabilità limitata e alla tipologia. In linea di massima sono due quelli che tutte le Srl sono tenute a compilare e tenere:

  • Libro delle decisioni dei soci: contiene le trascrizioni dei verbali delle assemblee che riportano le decisioni prese dai soci presenti sulle materie di loro competenza stabilite nell’atto di costituzione della Srl.
  • Libro delle decisioni degli amministratori: riporta le specifiche attività dell’organo amministrativo che riunisce gli amministratori

L’importanza di questi libri sociali è strettamente correlata all’attività della Srl. I soci che non partecipano all’amministrazione, infatti, hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione per una questione di trasparenza.

Al libro delle decisioni dei soci e a quello delle decisioni degli amministratori si aggiungono, poi, altri due libri:

  • il libro delle decisioni del collegio sindacale (nominato ai sensi dell’art. 2477): ha il compito di supervisionare e vigilare sull’operato degli amministratori, affinché costoro svolgano le loro funzioni nel rispetto della legge e dello statuto della società;
  • il libro dei soci, nel quale devono essere indicati il nome dei soci, la partecipazione di spettanza di ciascuno, i versamenti fatti sulle partecipazioni, nonché le variazioni nelle persone dei soci. La tenuta di questo libro è tanto più complessa quanto maggiore è il numero dei soci. Come nel caso della cooperative

I libri sociali devono essere vidimati e bollati secondo la normativa che fa riferimento all’articolo 2421 del codice civile. Questi libri, prima di essere messi in uso, vanno numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’articolo 2215 del c.c. Il soggetto che provvede alla bollatura (vidimazione), ormai solo iniziale, deve assolvere l’imposta di bollo.

4. Srl semplificata – Srl ordinaria: cosa cambia

Una Srl semplificata è una forma particolare di società a responsabilità limitata costituita con costi contenuti ma che prevede alcune limitazioni come, ad esempio, uno statuto standard non modificabile. Nonostante sia diversa dalla Srl ordinaria è tenuta a mantenere gli stessi libri sociali obbligatori dell’altra. Le disposizioni di legge in tema si riferiscono alle società a responsabilità limitata in generale, non prevedendo nessuna differenza per quelle semplificate. L’unica particolarità riguarda i costi per la vidimazione dei libri sociali. La società semplificata, infatti, è tenuta a versare soltanto la tassa di concessione governativa mentre è esonerata dal pagamento delle imposte di bollo.

5. Libri contabili obbligatori: chi li compila

Nello svolgimento della attività un imprenditore non deve sottovalutare obblighi e adempimenti, che variano in base al tipo di contabilità adottata. Tra gli obblighi c’è la tenuta dei libri contabili (detti appunto obbligatori) e dei registri. Mentre in regime forfettario non esistono condizioni, in regime ordinario e semplificato le imprese sono obbligate a tenere una serie di libri e registri ai fini della normativa civile e fiscale.

Questo perché le imprese, soprattutto quelle in regime ordinario, sono tenute a rendere nota la gestione che interessa l’attività commerciale svolta e questo avviene attraverso la tenuta di libri e registri. L’esercizio di attività d’impresa oppure di lavoro autonomo comporta, infatti, l’obbligo di tenuta di libri e registri contabili come previsto dal codice civile e/o dalle norme tributarie, tra cui il DPR n. 600/73 e il DPR n. 633/72.

L’obbligo di tenuta delle scritture contabili (registri e libri) ricade, nella maggior parte dei casi, sul commercialista e sul consulente fiscale che tiene aggiornati i documenti per conto dell’imprenditore o professionista. Alcuni libri però sono ad esclusiva tenuta dell’impresa e devono essere non solo conservati in azienda ma anche redatti dall’imprenditore. A tal proposito è importante approfondire quali sono gli obblighi che ricadono sul professionista o sull’imprenditore al fine di evitare errori che compromettano la tenuta contabile dell’impresa.

6. Gli errori da evitare

Anche se l’onere della compilazione e tenuta delle scritture contabili ricade principalmente sul commercialista o sul consulente ci sono degli adempimenti che l’imprenditore deve comunque fare in prima persona. Vediamo insieme quali sono gli errori da non commettere per evitare sanzioni.

Bollatura e vidimazione – Ordinarie e semplificate devono tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Questi vengono redatti e compilati dal commercialista, ma devono essere conservati presso la sede dell’attività. L’art. 8 della legge n. 383 del 18/10/2001, ha soppresso l’obbligo della bollatura di questi libri, fermo restando l’obbligo della numerazione progressiva delle pagine.

A questi registri deve però essere apposta, obbligatoriamente, una marca da bollo (ogni 100 pagine) che varia da 16 euro (per società di capitali che versano in misura forfettaria la tassa di concessione governativa) a 32 euro (per tutti gli altri soggetti). Le marche da bollo vanno acquistate entro il 31 dicembre per l’anno precedente (entro il 31 dicembre 2020, per i libri del 2019). In caso di dimenticanza, possono anche essere acquistati successivamente facendo un “ravvedimento”, pagando cioè una mora sui 16 euro.

Conservazione – la conservazione dei registri contabili può essere cartacea oppure elettronica (circolare 36/e/06 Agenzia delle Entrate). Il commercialista compila i registri e invia i Pdf al professionista o all’impresa, che può stamparli oppure conservarli in formato elettronico, ma pur sempre tenendoli in sede in caso di eventuali accertamenti della Guardia di Finanza. Si tratta dei registri IVA (Acquisti, Vendite, Corrispettivi e annotazioni revers), Situazione contabile, Schede contabili, Partitari clienti e fornitori e Beni Strumentali).

Per quanto tempo devono essere conservati? La domanda è lecita perché in caso di controlli è importante fornire tutti i documenti dell’attività anche degli anni passati. Ai fini civilistici – l’articolo 2220, comma 1 e 2 – dispone che questi documenti debbano essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Libri sociali – Discorso a parte per i libri sociali e che riguardano le società di capitali, per azioni e cooperative: libro dei soci (o dei consorziati), libro decisioni degli amministratori, libro decisioni del Cda (o libro assemblee). La gestione di questi libri è a carico esclusivo dell’azienda società.

Questi libri infatti devono essere acquistati, vidimati e compilati dall’azienda e rimangono in sede. I libri sociali possono essere acquistati presso i negozi di cartoleria da ufficio oppure possono essere richiesti al proprio commercialista in formato digitale da stampare. In entrambi i casi dovranno essere vidimati presso gli uffici del Registro delle Imprese di competenza.

Per evitare di dimenticarsene è dunque opportuno, una volta fatto l’atto di costituzione della societ. comprarli o stamparli e tenerli, vidimati, in azienda, aggiornandoli periodicamente per non incorrere in sanzioni in caso di controlli.

Compilazione periodica – Anche se non è obbligatorio è importante aggiornare periodicamente alcune delle scritture più importanti come il libro dei soci (nei casi di cooperative imponenti), il verbale degli organi interni e i libri sociali. Una compilazione periodica e lineare implica una maggiore sicurezza in caso di controlli.

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Novella Toloni

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