LA SFIDA QUOTIDIANA DI OTTIMIZZARE IL TEMPO ED ESSERE PRODUTTIVI

1. Introduzione
Ottimizzare il tempo in ufficio ed arrivare a fine giornata avendo compiuto tutto quello che ci eravamo proposti è un obiettivo che accomuna tutti i professionisti.
Quanti di noi si ritrovano a metà giornata senza aver neanche cominciato le attività programmate? Vediamo come possiamo arginare questo problema seguendo delle semplici regole e consigli.

2. Organizzati a dovere
Il primo passo per essere noi a dominare il tempo in ufficio e non viceversa può sembrare banale e proprio per questo spesso viene bypassato: prenditi qualche minuto appena arrivi in ufficio per dare un ordine programmato al tuo lavoro. Come farlo? Prepara una griglia e annota meeting, scadenze e lavori da ultimare.
Cerca sempre di importi dei tempi di scadenza da rispettare: questa soluzione ti aiuterà a focalizzarti meglio su quelli che sono i tuoi obiettivi giornalieri e a inquadrare in maniera realistica il tempo necessario per portarli a termine.
L’organizzazione deve essere globale: fai in modo che tutti i dipendenti accedano a procedure precise e standardizzate per lo svolgimento delle principali attività aziendali. Questo consentirà loro di sviluppare in modo coeso i vari progetti, in particolare quelli che si articolano in diverse fasi e che vedono coinvolti più professionisti.

3. Individua le priorità
Nel lavoro quotidiano capita che ci siano cose più o meno importanti da fare.
Avrai sicuramente notato che se inizi dalle cose più semplici e veloci, lavorerai sempre con l’ansia di doverti scontrare, non appena finito, con la mansione “big” che stai evitando. Risultato? Lavorerai sopraffatto dallo stress e dalla deconcentrazione.
Individua sempre le priorità nel tuo lavoro e, come primo obiettivo, porta a termine i compiti più importanti e che richiedono più tempo così da arrivare più concentrato e rilassato sulle cose che andrai a fare in seguito.

4. Utilizza la tecnologia
   • Organizzazione
La tecnologia può essere una grande alleata per una corretta gestione del tempo in ufficio. Usala, magari, per organizzare i vostri impegni.
Ci sono degli ottimi calendari online che in automatico ti avvisano delle scadenze o, ancora, rubriche che con un click ti mettono subito a disposizione i riferimenti da tenere a portata di mano.
   • Comunicazione
Un ufficio è efficiente solo se i dipendenti vengono messi in condizione di comunicare tra di loro in maniera semplice e veloce. Anche in questo caso in rete puoi trovare un’infinità di piattaforme che permettono una comunicazione veloce tra le varie postazioni del tuo ufficio, raggirando perdite di tempo in spostamenti e fastidiose interruzioni nei confronti dei tuoi colleghi, che, a loro volta, potranno liberamente terminare ciò in cui sono impegnati.
   • Archiviazione
Grazie alla tecnologia puoi anche ottimizzare i tempi ed eliminare i documenti non in ordine evitando che le informazioni vadano disperse. Prova ad utilizzare un servizio di cloud storage, ovvero applicazioni facilmente installabili su supporti digitali che permettono di archiviare file in server virtuali e accedervi quando si vuole.
I vantaggi dell’archiviazione in cloud sono innumerevoli: puoi salvare e modificare i tuoi file aziendali in un solo posto facilmente accessibile. Questo ti permetterà di consultare e modificare i documenti da qualunque dispositivo e ritrovali aggiornati su tutti gli altri: tutti i tuoi file potranno essere condivisi con collaboratori o clienti che riceveranno eventuali modifiche in tempo reale.

5. Blocca le distrazioni
Quando devi svolgere un compito importante azzera ogni distrazione. Cerca di concentrarti su un unico lavoro: spesso essere multitasking può essere più nocivo che utile. Abbassa la suoneria del telefono e, se serve, anche le notifiche delle email e di tutte le piattaforme che stai utilizzando. Infatti questi strumenti, per quanto utili ed indispensabili, in alcuni momenti della giornata possono disturbare la tua concentrazione ed obbligarti a ricominciare da capo i tuoi lavori.
Risultato?
Hai mandato in malora del tempo prezioso per svolgere altre attività!

6. Delega gli altri
Hai mai pensato che l’ansia del “senza di me tutto va a rotoli” sia solamente una tua impressione? In generale, sul lavoro c’è la fatica di cedere un po’ del nostro potere e controllo e spesso tendiamo a voler tenere le redini da soli. Questo comportamento è senza ombra di dubbio autolesionistico per noi e per la nostra azienda. Delegare gli altri e farci aiutare nello svolgimento delle nostre mansioni ci permette di raggiungere i nostri obiettivi aziendali in minor tempo e rende il lavoro soddisfacente per tutti.
Chi “cede” ha indubbiamente il vantaggio di avere maggior tempo a disposizione per effettuare altri lavori, chi “riceve” avrà, invece, la possibilità di dimostrare le proprie capacità, sviluppare l’iniziativa e trovare soddisfazione nel lavoro svolto.

Alice Mancuso

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